في السياق الحديث، تسعى المنظمات والمؤسسات إلى تحقيق أهدافها وطموحاتها من خلال التعاون والشراكة المنسقة بين أفراد فرق العمل. وهذا يتطلب تحسين الأداء واختيار الأسلوب الأنسب لتحقيق التوازن بين تطلعات الأفراد واحتياجاتهم، بغرض تلبية جميع احتياجاتهم من خلال استثمار كفاءاتهم وخبراتهم المتنوعة.

تعتبر هذه العملية عنصرًا أساسيًا في تعزيز الأداء الوظيفي والشخصي للأفراد داخل المؤسسة.

تعريف الكفاءة

تعرف الكفاءة بأنها القدرة على إنجاز المهام بشكل صحيح وأقل تكلفة، مما يستلزم استخدام أقل الموارد الممكنة من حيث الجهد والوقت والمال، لتحقيق أقصى منفعة ممكنة.

تعريف الفاعلية

تتمثل الفاعلية في القدرة على القيام بالأشياء الصحيحة لتحقيق أهداف المؤسسة. قد تكون المؤسسة فعالة دون أن تكون كفؤة، بمعنى أنها تحقق أهدافها لكن بتكاليف عالية تؤثر سلبًا على مواردها وكفاءتها.

إذا كانت الفاعلية موجودة دون كفاءة، فإن الأهداف قد لا تتحقق بشكل صحيح. في حال وجود كفاءة دون فاعلية وجودة، يتم إنجاز المهام دون أهداف واضحة أو منتج متميز. وجود جودة فقط دون فاعلية وكفاءة يعني أن الأعمال لن تتم بشكل صحيح.

تعريف الجودة

تشير الجودة إلى مستوى خلو المنتج من العيوب، وهي معيار للتميز يتم تحقيقه من خلال الالتزام بمعايير محددة. يتم قياس الجودة من خلال قدرة المنتج على تلبية احتياجات العملاء والعملاء المحتملين.

تشير معايير ISO إلى أن الجودة تشمل جميع صفات الخدمة أو المنتج التي تجعلها قادرة على تلبية الاحتياجات بطريقة واضحة أو ضمنية.

الكفاءة والفاعلية

تحتوي الأدبيات الإدارية على مصطلحات ومفاهيم هامة تؤثر على بيئة العمل، بحيث تُعتبر الكفاءة والفعالية من بين المفاهيم الإدارية الأساسية.

يتناول البحث العلمي هذين المفهومين من منظور مختلف، مركزًا على أبعاد معينة للاستكشاف العميق، مستعرضًا التداخلات الواضحة بينهما نظرًا للعديد من التحديات المرتبطة بتحديد عناصر الكفاءة الإدارية والفعالية التنظيمية ومؤشراتهما.

أنواع الكفاءة

تُقسم الكفاءة إلى ثلاثة أنواع رئيسية كما يلي:

الكفاءة الجماعية

هذا النوع يهتم بالمنظمات ويتعلق بتعزيز التعاون والمشاركة بين كفاءات الأفراد. ويتم قياس هذه الكفاءة من خلال فعالية الاتصال وكفاءة المعلومات المتاحة، مما يسهم بدوره في معالجة الصراعات وتقليلها.

تُعتبر الكفاءة الجماعية نتاج التعاون بين مختلف صور الكفاءة الفردية، وتعتمد على فهم المشكلات، إعداد العروض، واكتساب الخبرات الجماعية.

الكفاءة الفردية

تُشير الكفاءة الفردية إلى قدرة الأفراد على التعامل مع المواقف المهنية والدروس المستفادة من تجاربهم. تعتمد على مجموعة من المعارف والمهارات التنظيمية الضرورية لتعزيز الأداء والابتكار في بيئة العمل.

الكفاءة الاستراتيجية

تتعلق الكفاءة الاستراتيجية بإدارة الموارد البشرية، إذ يتوجب تحديد المهارات الاستراتيجية الضرورية للموظفين. تسهم هذه الكفاءة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة وتساعدها على التكيف مع البيئة التنافسية.

أنواع الفاعلية

يمكن تقسيم الفاعلية إلى ثلاثة أنواع رئيسية:

الفاعلية الشخصية

• تتعلق الفاعلية الشخصية بالتأكد من توافق أهداف المؤسسة مع الأهداف الشخصية للموظفين.

الفاعلية الإدارية

• ترتبط بمهام الإدارة ونشاطاتهم لتحقيق الأهداف المرجوة.

الفاعلية الظاهرية

• تعتمد على السلوكيات الواضحة للأفراد دون النظر للعائدات المنجزة.
• تتطلب الفاعلية تحديد مستوى الأداء دون إغفال النتائج المتوقعة.

الفرق بين الكفاءة والفاعلية والجودة

تستفيد المؤسسات من مفاهيم الكفاءة والفاعلية والجودة لتوصيف أداء العاملين. تساهم هذه المفاهيم في تحسين البيئة العملية، وغالبًا ما تبدو متشابهة، لكن هناك اختلافات جوهرية بينهما.

من حيث إنتاج الموظفين

الموظف الفعّال يتميز بقدرة إنتاجية عالية، بينما الموظف الكفؤ ينجز العمل بسرعة وكفاءة. بينما يُحقق الموظف الجيد جودة في أدائه.

من حيث الاستراتيجية الإدارية

تؤثر الكفاءة على قرارات الإدارة الاستراتيجية من خلال استغلال الموارد لتحقيق عوائد مالية مرتفعة. ومع ذلك، تحققت الفاعلية من إنتاج الإدارة التي تهدف لتحقيق أهداف مثل رضا العملاء وزيادة الإيرادات.

من حيث كيفية تنفيذ المهام

تحدد الفاعلية معايير أداء الموظفين في حين تشير الكفاءة إلى الوقت المستغرق لإتمام المهام. تتمثل الجودة في مدى القدرة على تنفيذ المهام بدقة وبشكل منتظم.