تعتبر إدارة الاجتماعات بنجاح من الأمور الحيوية التي تشغل بال المديرين والقائمين على الجلسات التفاعلية، خاصة لأولئك الذين يعانون من القلق الاجتماعي. في هذا السياق، نقدم لكم مجموعة من الإجراءات الفعالة لضمان تحقيق أهداف الاجتماعات بشكل متميز.

استراتيجيات إدارة الاجتماعات بشكل احترافي

ليست كل إدارة احترافية قادرة على توظيف قدراتها بشكل فعّال، لذا هناك خطوات أساسية يجب مراعاتها قبل بدء الاجتماع، وهي كالتالي:

1- المرحلة التحضيرية للاجتماع

تشمل هذه المرحلة عدة نقاط يجب على المنظمين مراعاتها، وتتمثل في:

• تحديد نوع الاجتماع: يختلف هدف الاجتماع، فقد يتعلق باتخاذ قرارات جديدة أو تعديل القواعد أو تنبيه المعنيين بموضوع معين.
• تحديد الحضور: يجب أن يشارك في الاجتماع الأفراد الذين لديهم صلة مباشرة بمحتوى النقاش، حيث أن زيادة عدد الحضور دون جدوى قد يؤدي إلى إضاعة الوقت.
• إعداد جدول أعمال: يتعين إعداد جدول يعكس خطة واضحة لتسهيل إدارة الجلسة والسماح بالانتهاء منها في الوقت المحدد.

2- المرحلة خلال الاجتماع

هناك مجموعة من القواعد يجب الالتزام بها من قبل المشاركين في الاجتماع، وتشمل:

• توضيح جدول الأعمال: ينبغي على الجميع معرفة أسباب الاجتماع والأهداف المتوقعة منه، حيث يقدم جدول الأعمال توجيهًا للمناقشة ويساعد على العودة إلى الموضوع الرئيسي عند الضرورة.
• الالتزام بالمواعيد: يجب بدء الاجتماع في الوقت المحدد والانتهاء في الوقت المتفق عليه، حيث أن التأخير يؤثر سلباً على تركيز المشاركين.
• اختتام الاجتماع بخطة عمل: ينبغي مناقشة النتائج بوضوح ووضع خطوات عملية يتم تنفيذها عقب انتهاء الجلسة.

3- المرحلة ما بعد الاجتماع

تتضمن هذه المرحلة بعض الإجراءات المهمة الواجبة بعد انتهاء الاجتماع، وهي تتمثل فيما يلي:

• توثيق مجريات الاجتماع: من الضروري كتابة الملاحظات والأفكار التي طرحت خلال الاجتماع للاستفادة منها لاحقًا.
• التواصل بعد الاجتماع: يجب الحفاظ على قنوات الاتصال مفتوحة بين الموظفين والمدير لاستيضاح أي نقاط لم يتم فهمها لضمان تنفيذ الخطط بشكل سليم.
• متابعة الأداء: هذه الخطوة يقوم بها المدير أو أحد المعنيين بفريق العمل، حيث تتم مراقبة تقدم الموظفين وفهمهم للموضوعات التي تم نقاشها.

أنواع الاجتماعات

تختلف أنواع الاجتماعات بناءً على المحتوى والنقاشات التي تتم فيها، ومن أبرز هذه الأنواع:

• اجتماعات تحديث الحالة: تهدف إلى مناقشة مشكلات التواصل، رغم أن هذه النوعية قد تستنزف الوقت، إلا أن لها فوائد في حل المشاكل القائمة.
• اجتماعات إنشاء الأفكار: تسعى هذه الاجتماعات إلى جمع أكبر عدد ممكن من المعلومات المفيدة لتعزيز الفائدة للشركة، وعادةً ما تستغرق وقتًا طويلًا للوصول إلى قرار نهائي.
• اجتماعات حل المشكلات: تعتمد هذه الاجتماعات على تضافر جهود المدير والمشاركين، حيث تهدف إلى العثور على حلول بسيطة لمشكلات تثيرها الشركة.

كيفية إدارة الاجتماعات بفعالية

توجد بعض المبادئ الأساسية التي ينبغي على المنظمين الالتزام بها لتحقيق الأهداف دون ارتكاب أخطاء، وهذه المبادئ تشمل:

• التحضير الجيد: يجب الاستعداد بشكل كافٍ وترتيب الموضوعات المطروحة للنقاش قبل بدء الاجتماع.
• عقد الاجتماعات عند الضرورة: ينبغي عدم عقد الاجتماعات إلا في حالة وجود مواضيع مُلحة تتطلب المناقشة.
• تحديد الحضور: من الضروري تحديد الأفراد الذين سيحضرون الاجتماع وعدم دعوة الموظفين بشكل عشوائي.
• شمول المشاركين: يجب عدم استبعاد أي شخص من الاجتماع وتحديد القواعد اللازمة، حيث يمكن أن يسهم الجميع بأفكار مفيدة.
• تجنب إضاعة الوقت: ينبغي الالتزام بمناقشات ذات جدوى والتركيز على المحتوى المهم.

تعتبر الاجتماعات من العناصر الجوهرية في المؤسسات، حيث تعزز من التواصل القريب بين المديرين والموظفين، مما يسهم في تعزيز الإنتاجية وابتكار أفكار جديدة ومميزة.